壹、為維持職業訓練局 (以下簡稱本局) 應用電子資料業務正常運作，為
    避免資料不當使用或外洩情事並遵守「電腦處理個人資料保護法」及
    相關法令規定，特訂定本注意事項。前揭電子資料係指因應業務需求
    透過各種媒體交換 (如電子閘門、網路、磁片、光碟、報表等) 之資
    料，且屬電腦處理個人資料保護法第三條第一項第一款所定義之範疇
    。

貳、系統相關作業人員及工作內容：
一、系統管理人員：由資訊室指定專人，負責下列工作：
 (一) 審查各組 (室) 所提之資訊需求申請表件，並依審查結果向資料來
      源單位提出申請。
 (二) 連線作業或資料交換之相關軟硬體設備之建置、管理與維護。
 (三) 各組室資料需求管理人員基本資料及權限維護。
 (四) 保管資訊需求申請表件及權限申請表備查。
二、資料需求管理人員：由各組室指定專人，負責下列工作：
 (一) 彙整審查業務相關單位所提之資訊需求，並填具資訊需求申請表件
      向資訊室提出申請，且負責與資料來源單位進行資料內容聯繫確認
      。
 (二) 負責彙整媒體交換方式得來的資料，並透過系統提供的匯入程式轉
      入系統中，供後續業務處理使用。
 (三) 負責該組室或本局所屬單位及其他業務相關單位資料應用管理人員
      之基本資料與權限維護。
 (四) 定期查核該組室或本局所屬單位及其他業務相關單位資料應用管理
      人員、一般查調人員業務異動情形與現行權限設定是否相符。
 (五) 保管權限申請表備查。
三、資料應用管理人員：由各組 (室) 或本局所屬單位及其他業務相關單
    位各指定專人，負責下列工作：
 (一) 維護該單位之一般查調人員基本資料與資料使用權限。
 (二) 查詢紀錄報表列印。
 (三) 保管權限申請表備查。
四、一般查調人員：由各組 (室) 或本局所屬單位及其他業務相關單位指
    定專人，負責查詢資料鍵入及查詢結果列印。

參、作業程序依下列規定：
一、資訊需求申請作業流程：
 (一) 本局各組 (室) 指派專人負責彙整、審查該組 (室) 或本局所屬單
      位及其他業務相關單位所提之資訊需求是否符合該組 (室) 業務職
      掌或法規規定，並經科長以上人員核可後，填具資訊需求申請表件
       (附表一) 向資訊室提出申請。
 (二) 資訊室須指派專人負責審查各組 (室) 所提之資訊需求申請表件，
      是否重覆申請？確認資料提供管道，並經科長以上人員核可後，再
      依審查結果向資料來源單位進行資料調取申請。
二、資料需求管理人員權限申請作業：各組室應為指定之資料需求管理人
    員填寫「資料需求管理人員權限申請表」(附表二)，經主管核章後送
    資訊室。系統管理人員依據該權限申請表執行需求管理人員基本資料
    及權限設定。資料需求管理人員若有異動，作業程序亦同。
三、資料應用管理人員權限申請作業：各組室之資料需求管理人員應為該
    組 (室) 或本局所屬單位及其他業務相關單位指定之資料應用管理人
    員填寫「資料應用管理人員權限申請表」(附表三)，經主管核章後送
    該組 (室) 之資料需求管理人員依據該權限申請表執行資料應用管理
    人員基本資料及權限設定。資料應用管理人員若有異動，作業程序亦
    同。
四、一般查調人員權限申請作業：一般查調人員應填寫「一般查調人員權
    限申請表」 (附表四) ，經各組 (室) 或本局所屬單位及其他業務相
    關單位主管核章後，送資料應用管理人員依據該權限申請表執行一般
    查調人員基本資料及權限設定。一般查調人員若有異動時，作業程序
    亦同。
    備註：倘各組 (室) 與本局所屬單位及其他業務相關單位並無資訊需
          求者，可免設置資料應用管理人員，可由資料需求管理人員統
          籌執行所有工作執掌。

肆、資料安全管制作業：
一、擁有作業通行密碼之系統相關人員僅能進行與其業務相關之資料查詢
    及檔案傳輸，不得自行更改或竊取未經核准使用之資料。
二、系統作業相關人員對於其用戶識別碼及通行密碼須負有保密責任，嚴
    禁洩漏或交付他人共享使用。並於網路連線作業完畢或臨時離開位置
    時，應立即登出系統，俾免遭他人冒用。
三、因業務需要，經連線作業或媒體交換方式取得之資料，本局 (含本局
    所屬單位及其他業務相關單位) 負有保密之責並僅限業務使用。
四、若透過媒體交換方式取得資料，各業務承辦人員應於資料進行業務運
    用 (含產出報表) 或彙入系統後兩個月內，須填寫應用電子資料銷毀
    清冊 (如附件五) 並經單位主管核章後，將該媒體內容逕行清除、銷
    毀以嚴防資料外洩。
五、各單位資料應用管理人員每月列印該單位查詢紀錄報表，送單位主管
    查考，核章後由資料應用管理人員保管備查。
六、系統相關作業人員對資料之利用，違反「電腦處理個人資料保護法」
    規定，致當事人權益受損害者，應負損害賠償責任。
七、系統相關作業人員意圖營利違反「電腦處理個人資料保護法」第七條
    及第八條規定；或意圖營利、意圖為自己或第三人不法之利益，而對
    於個人資料檔案為非法輸出、干擾、變更、刪除或以其他非法方法妨
    害個人資料檔案之正確，致生損害於他人者，應負「電腦處理個人資
    料保護法」第三十三條及第三十四條規定之法律責任。

伍、查核作業：
一、本局及本局所屬單位查核作業：政風室會同相關單位依「政風機構人
    員設置條例」及「本會及所屬機關資訊使用管理稽核作業規定」進行
    相關作業查核。
二、其他業務相關單位查核作業：由本局各組 (室) 依業務職掌函請相關
    單位配合辦理查核作業。

陸、本注意事項奉  核可後實施，如有修訂時亦同。