五、為使團體協約正式協商會議之召開順利，勞資雙方應事先進行預備會
議，確認下列事項：
（一）協商代表：協商代表人數、名單，及有更換協商代表時之處理程序
。
（二）列席人員：有無依本法產生之協商代表以外之人員列席，包括：
1.工會委任擔任輔助或諮詢等未直接針對協商議題發言職務之上級
工會代表、工會顧問、法律顧問、會務人員等。
2.工會依其內部規定或決議產生之候補協商代表。
3.雇主委任擔任輔助或諮詢等未直接針對協商議題發言之法律顧問
等專業人士。
4.協助協商會議順利進行之主管機關或專業人士。
5.其他列席人員（例如：製作會議紀錄之人員）。
（三）會議頻率：會議間隔期間（例如：原則上每月召開一次，必要時得
經雙方同意縮短或延長會議舉行日期；每次協商會議日期事先約定
或每次會議結束前擇定下次會議日期）、每次協商會議舉行時間（
例如：半日或一日）、預定召開協商會議次數。
（四）會議地點：會議場地及設備之租借接洽，並得視協商狀況另準備進
行單邊會議之會議空間。如以視訊方式舉行會議時，應參考本注意
事項第六點規定。
（五）會議主席：勞資雙方各自推派一位人選擔任共同主席，或由勞資雙
方輪流擔任每次會議主席，或共同委由信任之第三方公正人士擔任
主席，主持會議。
（六）會議通知：開會通知應包括下列事項：
1.發送通知者（窗口）。
2.應通知之出（列）席人員。
3.會議通知發送時間。
4.當次會議資料。
5.協商代表請假方式。
（七）會議是否錄音或錄影。
（八）必要資料提供：勞資任一方有提供他方必要資料時，其處理程序之
約定，參考本注意事項第八點規定。
（九）會議紀錄：
1.每次會議紀錄之負責撰寫製作人員（以下簡稱紀錄人員）、確認
方式、簽署人員，並採取下列方式之一辦理：
（1）勞資雙方當場確認後，主席、紀錄人員及所有出（列）席人員
簽名。
（2）勞資雙方確認會議紀錄完成之期限，於會後以書面往來方式確
認後，由主席及紀錄人員簽名。
2.會議紀錄應記載會議開始及結束時間，並且製作正本由勞資雙方
及主席各自留存。
（十）對外發言基調：每次協商會議後，共同擬定對外回應之發言內容，
勞資任一方於未達共識前，均不宜透過新聞媒體、社群媒體等方式
對外散布、討論或傳輸任何協商議案具體內容。
（十一）費用分攤：支付費用的分攤原則及比例，包括會議場地租金及周
邊相關費用、委請外部主席之出席費用、提供必要資料之影印費
用、餐點或誤餐等費用。如工會囿於經費，無法分攤上述費用，
宜由資方負擔相關費用。
（十二）勞資雙方團體協商之出（列）席代表公假事宜。